PassPlus News
Früher war alles besser!?

PassPlus-News

News

FRÜHER WAR ALLES BESSER!?

Noch vor 20 Jahren hat der Kunde direkt mit seinem Lieferanten im 4-Augen-Gespräch eine Bedarfsanalyse für das bevorstehende Projekt gemacht. Diese Zeiten sind lange vorbei. Heute ist es nicht mehr der Lieferant von nebenan, sondern oftmals trennen ganze Kontinente die Ansprechpartner voneinander. Aus diesem Grund ist eine bedarfsgerechte und detaillierte Leistungsbeschreibung in Form eines Lastenheftes und Ausschreibung unumgänglich.

AUF DIE INNEREN WERTE KOMMT ES AN

Das Lastenheft ist das Herzstück für die optimale Beschreibung von Sollprozessen. Immer wieder erlebt man in der täglichen Praxis, dass sowohl das Lastenheft als auch das Pflichtenheft gänzlich ungeeignet für das Projekt sind. Zunächst trivial erscheinende Ausführungen im Lastenheft können kostspielige Konsequenzen für das Unternehmen nach sich ziehen. Am besten lässt sich dies an einem überspitzten Beispiel deutlich machen – Im Lastenheft ist formuliert, dass bei der Fertigstellung des Produktes eine rote Lampe oben links an der Maschine leuchten soll – Mit dieser Formulierung sind einige Anbieter bereits nicht in der Lage, den Auftrag auszuführen, da sie lediglich grüne Lampen im Angebot haben. Ich möchte daher hier einmal praxisnah darstellen, wo die größten Fehler bereits bei der Ausschreibung liegen und wie Sie diese vermeiden können und somit in der Lage sein werden, Budget und Zeitplan tatsächlich einzuhalten und Ihr Projektrisiko effektiv zu senken.

DER PREIS IST DAS, WAS MAN ZAHLT – DER WERT IST DAS, WAS MAN BEKOMMT

Der häufigste Fehler ist, dass mit der Erstellung der Ausschreibung aus Kostenersparnisgründen „firmeninterne Laien“ oder langjährige fachfremde externe Dienstleister beauftragt werden. Auch die Ausschreibung direkt über den späteren Lieferanten birgt hier das gleiche Risiko. Das Problem, das sich hier stellt, ist zum einen eine schon im Vorfeld geschaffene Abhängigkeit, die zu einem kostenintensiveren Einkauf führen wird. Zum anderen wird bereits hier an der falschen Stelle gespart. Ein fachkundiger, erfahrener und unabhängiger Experte wird mit einer genauen Bedarfsanalyse unter Zugrundelegung der technischen, gesetzlichen und wirtschaftlichen Aspekte ein Lastenheft erstellen, welches keinen Auslegungsspielraum lässt. Ihr Lieferant wird Ihnen den „Angstzuschlag“, weil es zu viel Unsicherheit in der Ausschreibung gibt, nicht mehr berechnen.

WER NACH VORNE SEHEN WILL, DARF NICHT NACH HINTEN DENKEN

Der nächste kostspielige Fehler ist, dass ein Laie bei der Ausschreibung lediglich Ihre Ist-Situation erfasst. Ein Experte wirft hier für Sie einen Blick über den „Tellerrand“ und prognostiziert eine mögliche Weiterentwicklung der Marksituation, um den Prozess schon heute mit den Voraussetzungen für Morgen auszustatten. Sie profitieren hier nicht nur von langjähriger Erfahrung, sondern ebenfalls von einem breit aufgestellten Netzwerk.

WENN ES EINEN WEG GIBT, ETWAS BESSER ZU MACHEN, FINDE IHN

Viele Laien übersehen bei der Lastenhefterstellung, dass zukünftig auch die entsprechenden Experten notwendig sind, um die Anlage am Leben zu erhalten. Ein Spezialist achtet bereits bei der Ausschreibung darauf, ob das entsprechende Fachpersonal beim Auftraggeber vorhanden ist und in welchen Bereichen noch-2-Handlungsbedarf besteht. Auch ein funktionierendes Störungsmanagement muss hier dringend berücksichtigt werden. Das sind nur einige der Fehlentscheidungen, die bei der Erstellung eines Lastenheftes getroffen werden können. Mit der entsprechenden Expertise können somit dramatische, finanzielle und zeitliche Auswirkungen im Projekt vermieden werden